Il semble que l'assemblage de documents existe ? Mais lorsque vous le faites pour la première fois, vous rencontrez presque toujours des difficultés : soit les papiers ne se plient pas uniformément, soit l'aiguille et le poinçon ne font pas de trous dans la pile. Aussi, vous devez connaître les règles! Afin de ne pas perdre de temps en vain, vous pouvez utiliser les instructions étape par étape.

Par où commencer ?

Avant de flasher des documents, vous devez les préparer correctement :

  1. Retirez les trombones et les agrafes. La présence d'éléments métalliques dans la documentation n'est pas autorisée.
  2. Trier les feuilles par date, sujet, par ordre alphabétique ou selon les besoins de l'organisation.
  3. Numérotez-les soigneusement avec un simple crayon. Sur les feuilles ordinaires, les chiffres sont placés dans le coin supérieur droit, sur les photos, les carats, les dessins et les schémas - au verso (en haut à gauche).
  4. Alignez la pile. Si certaines feuilles sont de grand format (cartes, dessins), un pliage est effectué. Le document est plié de sorte qu'il ne dépasse pas les bords de la pile, mais en même temps, il peut être agrandi et visualisé à tout moment. Habituellement, la feuille est collectée avec un accordéon, en partant du bord de 3 cm.

Comment plier une feuille A2 en A4 est montré en détail dans la vidéo :

Si le numéro de page est incorrect, il est barré d'une barre oblique et la correction est certifiée par l'inscription "vérifier corrigé", signée et cachetée. La feuille sautée est numérotée avec la lettre "a" (12, 12a, 13). Jusqu'à 5 erreurs sont autorisées par cas.

Règles générales

Aujourd'hui, il n'y a pas d'instructions claires sur le dépôt des documents. Mais il y a des règles générales :

  1. La documentation est cousue avec des fils à coudre, de la ficelle de banque ou du ruban lavsan. Ils sont considérés comme les plus fiables. Même si le boîtier tombe, les fils ne se cassent pas.
  2. La couture passe toujours du côté gauche.
  3. Les trous doivent être symétriques et à 1,5-2 cm du bord.
  4. Si un document est composé de plusieurs collages, un numéro est mis dans la numérotation, et le nombre de feuilles collées est indiqué dans l'inventaire. Par exemple, "P. 10, carte collante sur 3 feuilles.”
  5. De plus, un inventaire est effectué si plusieurs documents (par exemple, des chèques) sont collés sur une même feuille. Puis ils écrivent : "p. 5 chèques collés 5.”
  6. Les encarts collés uniquement avec un coin sont numérotés comme des pages séparées.
  7. Les lettres doivent être classées avec l'enveloppe. La lettre est sortie de l'enveloppe. La numérotation est placée d'abord sur l'enveloppe, puis sur la lettre.
  8. Pour l'archivage, une couverture est établie, ainsi qu'une feuille avec un inventaire et une feuille du témoin.
  9. Un volume peut contenir jusqu'à 150-250 feuilles.

L'agrafage des documents n'est pas réglementé par la réglementation. Mais il y a des instructions séparées sur la façon de le faire. Ils contiennent: GOST 51141 sur le travail de bureau, ordonnance des Archives fédérales du 23/12/2009, règles de travail de bureau pour l'assemblage de documents élaborés par la Banque centrale de la Fédération de Russie et d'autres départements.

Comment puis-je flasher des documents ?

La méthode du firmware dépend du lieu de mise à disposition. Les organisations qui exigent la soumission de documents sous une forme reliée donnent généralement des instructions détaillées à cet égard. Certains d'entre eux permettent l'utilisation de classeurs et d'une agrafeuse.D'autres n'accepteront les documents que s'ils sont agrafés à travers un certain nombre de trous et s'ils ont une page de titre remplie.

Se concentrer correctement sur les exigences spécifiques de l'instance à laquelle le paquet de documents est envoyé.

Certains papiers, par exemple, un cahier de travail, des fichiers d'archives, doivent être reliés en couverture rigide. Il est perforé au dos (reliure). Après la couture, les extrémités de la ficelle sont collées à l'intérieur de la couverture avec un petit morceau de papier et scellées.

La documentation de plusieurs feuilles est généralement cousue en 2-3 perforations. Pour plus de fiabilité, les gros boîtiers doivent être cousus en 4 à 5 perforations.

Coudre les documents dans 3 trous - schéma

Le moyen le plus courant de flasher des documents consiste à utiliser 3 trous. Le schéma est très simple et la procédure prend un minimum de temps. Instructions étape par étape :

  1. Prenez une pile numérotée de documents.
  2. Reculez depuis le coin supérieur gauche à 15 cm vers le bas et à 1,5 cm du bord de la feuille.
  3. Faire le premier trou.
  4. Reculez de 3 à 5 cm et faites un deuxième trou.
  5. Maintenant, nous reculons de 3 à 5 cm du premier trou et faisons le troisième.
  6. Insérez une aiguille avec un fil de 50 à 70 cm de long dans le trou central par l'arrière.
  7. Nous dirigeons l'aiguille et le fil dans le troisième trou, puis dans le premier, et encore dans le central.
  8. En conséquence, les deux extrémités du fil doivent se rejoindre.
  9. Retirez l'aiguille et faites un nœud le plus près possible du papier.
  10. Laissez les extrémités 7 cm de long et coupez le reste.

Pour mieux comprendre comment assembler des documents en trois trous, nous joignons un schéma :

Comment coudre un diplôme en 3 trous :

Firmware en 2 trous

A première vue, il n'y a rien de plus facile que d'assembler des documents en 2 trous. Mais en fait, il y a aussi des subtilités ici.

Afin que le document ne se froisse pas lorsqu'il est tourné et ne se désagrège pas, lors de la couture dans deux trous, vous devez maintenir une distance de 10 cm du coin supérieur et de 6 à 10 cm entre les perforations.

Comment assembler correctement la documentation :

  1. Placez les documents numérotés en une pile paire.
  2. Nous perçons le papier avec une aiguille et du fil par l'arrière, en reculant du haut de 10 cm et du bord de 1,5 cm.
  3. Mesurez 6-10 cm vers le bas, percez et tirez l'aiguille sur le côté arrière.
  4. Maintenant, vous devez répéter la même chose. Encore une fois, nous dirigeons l'aiguille dans le premier trou, puis dans le second. Vous obtiendrez une double torsion.
  5. Attachez les fils en un nœud. Si les extrémités sont longues, laissez 7 cm, et coupez le reste.

Schéma :

Vidéo :

Firmware à 4 trous

Quatre trous sont généralement utilisés pour coudre les étuis avant d'être archivés. Comment classer des documents pour les archives est montré étape par étape dans la vidéo :

Le schéma du micrologiciel à 4 trous est le suivant :

  1. D'abord, coupez le fil de 140 cm de long et pliez-le en deux.
  2. Deux trous sont faits en haut et en bas de la pile de papiers, en reculant de 2 cm du bord.
  3. 2 autres trous sont faits, en reculant de 10 cm par rapport aux bords supérieur et inférieur.
  4. L'aiguille et le fil sont insérés dans le deuxième trou, puis dans le premier, à nouveau dans le deuxième, dans le troisième, dans le quatrième.
  5. Ensuite, l'aiguille est à nouveau ramenée au troisième. Les extrémités des fils sont nouées.

Firmware en 5 trous

Un motif à 5 trous est utilisé dans les cas où vous devez broder une quantité impressionnante de papiers (affaires pénales, documents comptables, etc.).

Le firmware à 5 trous est le plus haut niveau de protection.

Les documents sont agrafés selon le schéma suivant :

  1. Le premier trou central est fait, en reculant du coin supérieur gauche de 15 cm vers le bas et de 1,5 cm vers la droite du bord.
  2. Les 4 trous suivants sont percés par incréments de 2 cm (deux trous du bas du centre et deux trous du haut).
  3. La documentation d'assemblage commence par le centre. Une aiguille avec un fil de 70 cm de long est insérée par l'arrière. Laisser le bout du fil 10 cm (pincé avec un doigt).
  4. Ensuite, l'aiguille est dirigée dans le trou adjacent par le haut, puis le plus éloigné. L'aiguille est sur la face avant.
  5. Cousez maintenant dans le sens opposé à la fin de la rangée de trous. L'aiguille ressort à nouveau sur la face avant.
  6. Faire 1 maille dans le trou suivant. Les extrémités des fils se sont rencontrées. Maintenant, vous pouvez les attacher.

Comment faire des trous

Après avoir essayé de flasher la documentation avec une aiguille et du fil à la main, beaucoup commencent à chercher des méthodes alternatives. Pour vous faciliter la tâche, vous devez vous rappeler :

  • Un document de plusieurs pages est percé avec une grosse aiguille, idéalement une aiguille perçante. Une aiguille ordinaire peut casser.
  • Dans une petite pile de papiers, vous pouvez faire des trous avec un poinçon de papeterie. Pour que le poinçon perce facilement des trous dans le papier, vous devez affûter la pointe en forme de 3 ou de tétraèdre et la graisser avec du savon.
  • Dans une pile de taille moyenne, vous pouvez faire des trous avec une perforatrice. Mais alors, il est préférable de lacer la documentation avec un cordon ou un ruban épais.
  • Les cas de plusieurs pages peuvent être percés avec un tournevis ou une perceuse. Les organisations sérieuses ont des machines spéciales pour flasher les fichiers.

Pour éviter que les papiers ne se séparent, vous devez fixer la pile avec des trombones. Ensuite, faire des trous sera beaucoup plus facile.

Qu'est-ce qu'une agrafeuse de documents

Une agrafeuse est une machine spéciale pour assembler des documents - un classeur. Les appareils peuvent considérablement gagner du temps lors de la préparation des documents pour l'archivage. Ils perforent facilement des trous dans des piles de 800 à 1000 feuilles et enfilent en même temps :

Agrafeuses de documents populaires :

  • Yunger M168 (7 000-10 000 roubles);
  • Machine à relier verticale UPD D (13 000-15 000 roubles);
  • Appareil P-600p (30 000 roubles).

Comment sceller un document au verso

Après l'agrafage, les documents doivent être scellés au verso avec un morceau de papier avec une inscription de certification. Malgré toute la simplicité, c'est l'étape la plus cruciale. C'est à lui que revient tout l'intérêt du travail accompli.

L'autocollant au dos de l'étui cousu est une sorte de sceau qui fixe définitivement les feuilles reliées. Il est important qu'il tienne bien, chevauche le nœud et partiellement les fils.

Dans les organisations, le papier papyrus et la colle à papeterie PVA sont utilisés pour sceller les documents reliés. Mais vous pouvez également emporter du papier de bureau ordinaire.

  1. L'autocollant peut avoir des tailles allant de 35 cm à 1010 cm.
  2. Vous pouvez l'imprimer sur une imprimante avec une inscription partiellement finie. Les modèles sont pratiques lorsque vous devez agrafer et certifier un grand nombre de documents.
  3. Ensuite, vous devez couper une feuille de la taille souhaitée, l'enduire de colle PVA et la coller au dos du document afin que le nœud et une partie des fils soient fermés.
  4. Attendez que la colle sèche.
  5. Signez selon l'échantillon : "Feuilles cousues, numérotées et cachetées (nombre de pages en chiffres) (nombre de pages en mots)." Ligne ci-dessous : « Fonction, signature et nom complet. certifiant" (remplir). Encore plus bas : "Date de certification ou de signature du document" (à remplir).

À la fin, le certificateur appose sa signature et son sceau sur l'autocollant. Il est important qu'ils dépassent le sceau, c'est-à-dire qu'ils tombent sur la feuille de document.

Voici à quoi devrait ressembler le document cousu :

Un entrepreneur, un signataire de l'original ou une personne qui a reçu une procuration à cet effet peut certifier des documents.

Q&R

Puis-je agrafer des documents avec du fil normal, y compris du fil de couleur ?

Oui. Il n'y a pas de lignes directrices claires pour cela. Vous pouvez utiliser n'importe quel fil de n'importe quelle couleur. Mais c'est dans votre propre intérêt qu'ils soient solides (soie, nylon). Il est recommandé de plier les fils réguliers 2 à 4 fois. Par défaut, la documentation est cousue avec des fils couleur lait.

Est-il possible de flasher la documentation dans 1 trou (au coin) ?

Oui, mais seulement dans certains cas. Pour le coin supérieur gauche, vous pouvez coudre des documents de trésorerie, la charte de l'entreprise, le rapport de travail à l'école (documentation composée de plusieurs feuilles et sans importance particulière). Un trou est fait dans le coin, une dentelle (bande) pliée en deux est enroulée. Les extrémités de la dentelle sont rentrées dans une boucle à l'autre extrémité. Il s'avère un nœud. Il est retiré et scellé de la même manière que dans les autres cas.

Quels documents dois-je agrafer ?

Documentation du personnel pour l'année en cours, documentation comptable, documents pour l'impôt, aux différents services de la banque, pour un appel d'offres, pour les rapports à la caisse de retraite, livres de bénéfices. En outre, les copies et traductions notariées, les copies des documents statutaires, la documentation entrante et sortante du greffier, les accords importants, la documentation à stocker dans les archives sont flashées.

Souvent, une attention insuffisante est accordée à la reliure des documents et à leur assurance, estimant que cela n'affectera en rien l'entreprise. En fait, beaucoup dépend de l'exactitude de la procédure. Un micrologiciel correct est une garantie de protection maximale de l'emballage contre le remplacement ou le retrait de feuilles. Les organisations sérieuses n'accepteront même pas de documentation non cousue ou mal cousue. La plupart des instances sont très scrupuleuses en la matière. Par conséquent, vous devez prendre la procédure de manière responsable et suivre clairement les instructions décrites.

Catégorie: